Time-to-Fill misst die Zeit von der Freigabe einer offenen Stelle bis zu ihrer Besetzung. Anders als die Time-to-Hire, die nur den Auswahlprozess erfasst, bildet sie den gesamten Besetzungsprozess ab, einschließlich der internen Vorlaufzeiten. Für Personaldienstleister ist sie die umfassende Effizienzkennzahl, die zeigt, wie schnell eine Vakanz insgesamt geschlossen wird.
Wenn ein Kunde einen Personaldienstleister beauftragt, will er vor allem eines: dass die offene Stelle schnell wieder besetzt ist. Die Kennzahl, die genau das misst, ist die Time-to-Fill. Sie erfasst nicht nur, wie schnell aus einem Bewerber ein Vertrag wird, sondern die gesamte Zeit, die eine Stelle von der Freigabe bis zur Besetzung offen ist. Wer sie versteht und steuert, kann seine Leistung als Dienstleister präzise belegen und die Erwartungen des Kunden richtig einordnen.
Dieser Artikel erklärt, was die Time-to-Fill genau ist, wie sie sich von der Time-to-Hire und der Vakanzzeit unterscheidet, wie Sie sie berechnen, welche Werte realistisch sind, welche Phasen sie verlängern und wie Sie sie als Dienstleister nutzen, um Ihre Effizienz zu zeigen und die Verantwortung fair zu verteilen.
Was die Time-to-Fill misst
Die Time-to-Fill, auf Deutsch die Zeit bis zur Besetzung, misst die Anzahl der Tage von der Freigabe oder Veröffentlichung einer offenen Stelle bis zu ihrer Besetzung. Der Endpunkt ist je nach Definition entweder die Vertragsunterschrift oder der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.
Der entscheidende Punkt ist, dass die Time-to-Fill den gesamten Besetzungsprozess abbildet. Sie beginnt schon dort, wo die interne Entscheidung fällt, eine Stelle zu besetzen, und schließt damit auch die Vorlaufzeiten ein: die Freigabe durch Führungskräfte, das Erstellen des Anforderungsprofils, die Veröffentlichung der Ausschreibung und die gesamte Suche nach passenden Kandidaten.
Damit ist die Time-to-Fill die umfassendere der Recruiting-Kennzahlen. Sie beantwortet die Frage, wie lange eine Stelle insgesamt unbesetzt war, und ist deshalb der zentrale Indikator für die Effizienz des gesamten Besetzungsprozesses, nicht nur eines Teils davon.
Time-to-Fill, Time-to-Hire und Vakanzzeit: die Abgrenzung
Drei Kennzahlen werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Zeiträume messen. Für Personaldienstleister ist die saubere Unterscheidung wichtig, weil sie gegenüber Kunden präzise argumentieren müssen.
Die Time-to-Fill beginnt mit der Freigabe oder Öffnung der Stelle und endet mit der Besetzung. Sie misst die gesamte Dauer der Stellenbesetzung aus Unternehmenssicht.
Die Time-to-Hire beginnt später, nämlich mit dem Eingang einer Bewerbung oder dem ersten Kontakt mit einem Kandidaten, und endet mit der Vertragsunterschrift. Sie misst nur den Auswahlprozess und ist damit immer kürzer als oder gleich lang wie die Time-to-Fill. Time-to-Hire: Wie Personaldienstleister schneller besetzen
Die Vakanzzeit schließlich beschreibt die gesamte Zeit, in der eine Stelle tatsächlich unbesetzt ist. Sie ist oft die längste der drei Kennzahlen. Zur Einordnung: Die durchschnittliche Vakanzzeit gemeldeter Stellen in Deutschland liegt laut Bundesagentur für Arbeit bei rund 172 Tagen, ein Wert, der zeigt, wie viel Zeit im gesamten Besetzungsprozess stecken kann.
Vereinfacht: Die Time-to-Fill misst den ganzen Weg von der Freigabe bis zur Besetzung, die Time-to-Hire nur den letzten Abschnitt der Auswahl. Beide ergänzen sich und sollten gemeinsam betrachtet werden.
Wie Sie die Time-to-Fill berechnen
Die Berechnung ist einfach, verlangt aber wie bei allen Zeitkennzahlen eine klare, konsequente Definition von Start- und Endpunkt, weil es keine einheitliche Norm gibt.
Für eine einzelne Besetzung lautet die Formel: Time-to-Fill gleich das Datum der Besetzung minus das Datum der Stellenfreigabe. Wird eine Stelle am 1. Mai freigegeben und am 15. Juli besetzt, beträgt die Time-to-Fill 75 Tage.
Für einen aussagekräftigen Durchschnitt berechnen Sie den Wert über mehrere Besetzungen: Sie addieren die einzelnen Time-to-Fill-Werte eines Zeitraums und teilen die Summe durch die Anzahl der besetzten Stellen. Haben Sie im Quartal vier Stellen mit Werten von 60, 75, 90 und 55 Tagen besetzt, liegt Ihre durchschnittliche Time-to-Fill bei 70 Tagen.
Entscheidend ist, den gewählten Startpunkt konsequent beizubehalten. Beginnt Ihre Messung mit der internen Freigabe, muss sie das immer tun, nicht mal mit der Freigabe und mal mit der Veröffentlichung. Nur so sind Ihre Werte über die Zeit und über verschiedene Besetzungen hinweg vergleichbar. Ein häufiger Fehler ist, die Definition zwischen Auswertungen zu ändern, wodurch die Zahlen ihre Aussagekraft verlieren.
Welche Werte realistisch sind
Um die eigene Time-to-Fill oder die eines Kunden einzuordnen, hilft ein Blick auf die üblichen Größenordnungen. Wie bei jeder Zeitkennzahl schwanken die Werte stark nach Branche, Rolle und Spezialisierungsgrad.
Studien nennen für den deutschen Markt Median-Werte um die 55 Tage, während spezialisierte Positionen deutlich länger dauern. Das ifo Institut nennt bei Fach- und Führungskräften durchschnittlich drei bis vier Monate bis zur Besetzung. Für Engpassprofile wie IT-Spezialisten sind Werte weit über 50 Tage die Regel. Personaldienstleister IT: Markt, Spezialisierung und Einstieg
Für Sie als Dienstleister bedeutet das: Ein fairer Benchmark differenziert immer nach Positionstyp. Die Time-to-Fill einer Helferstelle mit der einer spezialisierten Fachkraft zu vergleichen, führt in die Irre. Sinnvoll ist, die eigenen Werte je Rollentyp zu erfassen und daran zu messen, statt einen pauschalen Durchschnitt zu nutzen, der große Unterschiede verdeckt.
Warum ein Teil der Time-to-Fill nicht in Ihrer Hand liegt
Hier liegt für Personaldienstleister der entscheidende Unterschied zur Time-to-Hire, und zugleich ein wichtiges Argument. Weil die Time-to-Fill auch die internen Vorlaufzeiten des Kunden einschließt, hängt ein Teil von ihr gar nicht am Dienstleister.
Die Time-to-Fill beginnt mit der internen Freigabe der Stelle. Alles, was danach beim Kunden passiert, bevor die Suche überhaupt startet, fließt in die Kennzahl ein: die Zeit bis zur endgültigen Freigabe durch die Geschäftsführung, das Abstimmen des Anforderungsprofils, interne Budgetentscheidungen. Diese Phasen kann der Dienstleister nicht beeinflussen.
Auch während der Auswahl liegt ein Teil der Zeit beim Kunden. Wenn der Fachbereich langsam Feedback zu vorgelegten Kandidaten gibt oder Interviewtermine sich verzögern, verlängert das die Time-to-Fill, ohne dass der Dienstleister etwas dafür kann.
Für Sie als Dienstleister ist diese Einordnung doppelt wertvoll. Erstens schützt sie vor unfairer Bewertung: Sie sollten nur für den Teil der Time-to-Fill verantwortlich gemacht werden, den Sie tatsächlich steuern, also vor allem die Suchphase. Zweitens ist es ein Beratungsargument: Wenn Sie dem Kunden zeigen, dass seine eigenen Vorlauf- und Feedbackzeiten einen großen Teil der Gesamtdauer ausmachen, können Sie gemeinsam den Prozess beschleunigen. Time-to-Hire: Wie Personaldienstleister schneller besetzen
Welche Phasen die Time-to-Fill am stärksten verlängern
Wer die Time-to-Fill senken will, muss wissen, wo die Zeit tatsächlich verloren geht. Der Gesamtwert setzt sich aus mehreren Phasen zusammen, von denen einige besonders anfällig für Verzögerungen sind.
Die erste kritische Phase ist die interne Vorlaufzeit beim Kunden. Zwischen der Idee, eine Stelle zu besetzen, und der tatsächlichen Freigabe samt fertigem Anforderungsprofil vergehen oft Wochen. Diese Zeit läuft in die Time-to-Fill ein, bevor überhaupt gesucht wird.
Die zweite Phase ist die Suche nach passenden Kandidaten. Gerade bei Engpassprofilen ist dies der längste Abschnitt, weil geeignete Fachkräfte knapp sind und aktiv angesprochen werden müssen. Genau hier liegt der größte Hebel eines Dienstleisters. Active Sourcing für Personalvermittler: Methoden, Kanäle, Prozess
Die dritte Phase ist die Auswahl mit Gesprächen und Entscheidung. Verzögerungen entstehen hier durch schwierige Terminfindung und langsames Feedback aus dem Fachbereich.
Die vierte, oft übersehene Phase ist die Zeit zwischen Zusage und tatsächlichem Arbeitsbeginn, also die Kündigungsfrist des Kandidaten beim bisherigen Arbeitgeber. Wenn der Endpunkt der Time-to-Fill der erste Arbeitstag ist, verlängert diese Frist die Kennzahl, ohne dass jemand einen Fehler gemacht hat.
Wie eine gefüllte Kandidatenbasis die Time-to-Fill senkt
Der wirksamste Hebel, den ein Personaldienstleister auf die Time-to-Fill hat, liegt in der längsten beeinflussbaren Phase: der Suche. Und hier entscheidet die Vorbereitung.
Wer für seine typischen Rollen bereits eine gepflegte, vorqualifizierte Talent Pipeline hat, verkürzt die Suchphase drastisch. Statt bei einem neuen Auftrag mit der Suche bei null zu beginnen, greift der Dienstleister auf bereits identifizierte und vorqualifizierte Kandidaten zurück. Die Suchphase, die sonst Wochen dauert, schrumpft auf Tage. Talent Pipeline aufbauen: Der Leitfaden für Personaldienstleister
Ähnlich wirkt ein gut gepflegter Kandidatenpool, aus dem sich die Pipeline speist. Je größer und aktueller der Bestand an bekannten, verfügbaren Kandidaten, desto schneller lässt sich eine passende Person finden. Kandidatenpool aufbauen und pflegen
Genau das ist der strukturelle Vorteil eines Dienstleisters gegenüber einer internen Abteilung, die erst bei akutem Bedarf zu suchen beginnt. Wer diese vorbereitete Basis hat, kann eine niedrige Time-to-Fill nicht nur versprechen, sondern liefern.
Wie Sie die Time-to-Fill im Vertrieb nutzen
Wie die anderen Recruiting-Kennzahlen entfaltet die Time-to-Fill ihren Wert für Sie vor allem im Vertrieb, wenn Sie sie sauber messen und ehrlich kommunizieren.
Der erste Nutzen ist der Leistungsnachweis. Wenn Sie belegen können, dass Sie die von Ihnen beeinflussbare Suchphase deutlich schneller abwickeln als die interne Abteilung des Kunden, haben Sie ein konkretes Argument für Ihre Beauftragung.
Der zweite Nutzen ist die faire Erwartungssteuerung. Indem Sie dem Kunden von vornherein erklären, welche Teile der Time-to-Fill an ihm liegen und welche an Ihnen, vermeiden Sie spätere Enttäuschungen und positionieren sich als transparenter Partner. Akquise in der Zeitarbeit: So gewinnen Sie neue Kunden
Der dritte Nutzen ist die gemeinsame Prozessverbesserung. Wenn Sie die Time-to-Fill nach Phasen aufschlüsseln und dem Kunden zeigen, wo die Zeit verloren geht, können Sie ihn dazu bewegen, seine eigenen Vorlauf- und Feedbackzeiten zu verkürzen. Davon profitieren beide Seiten, und Sie werden vom Lieferanten zum beratenden Partner.
Häufige Fehler bei der Time-to-Fill
Einige Fehler machen die Kennzahl unbrauchbar oder führen zu falschen Schlüssen.
- Wechselnde Definitionen: Wer den Startpunkt zwischen Auswertungen ändert, etwa mal die Freigabe und mal die Veröffentlichung nimmt, macht die Werte unvergleichbar.
- Verwechslung mit Time-to-Hire: Wer beide Kennzahlen vermischt, argumentiert gegenüber Kunden angreifbar und zieht falsche Schlüsse über die eigene Leistung.
- Fehlende Differenzierung: Ein pauschaler Durchschnitt über alle Rollen verdeckt große Unterschiede zwischen Standard- und Engpassprofilen.
- Falsche Verantwortungszuweisung: Wer die gesamte Time-to-Fill dem Dienstleister zurechnet, obwohl ein Teil an den internen Vorlaufzeiten des Kunden liegt, bewertet unfair.
Der letzte Punkt ist für Personaldienstleister besonders wichtig, weil er direkt Ihre Bewertung betrifft. Eine ehrliche Aufschlüsselung, welcher Teil der Time-to-Fill an wem liegt, schützt Sie und schafft Vertrauen.
Time-to-Fill als Gesamtbild der Besetzung
Für Personaldienstleister ist die Time-to-Fill die Kennzahl, die den ganzen Weg von der Freigabe bis zur Besetzung abbildet. Sie ist umfassender als die Time-to-Hire und zeigt damit ehrlicher, wie lange eine Stelle insgesamt offen war. Wer sie sauber misst, nach Phasen aufschlüsselt und fair zwischen Dienstleister- und Kundenverantwortung trennt, macht seine Leistung sichtbar und schützt sich zugleich vor unfairer Bewertung.
Der stärkste Hebel liegt in der vorbereiteten Kandidatenbasis, mit der Sie die längste beeinflussbare Phase, die Suche, verkürzen. Gemeinsam mit Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Quality-of-Hire ergibt die Time-to-Fill das vollständige Bild Ihrer Recruiting-Effizienz.
Häufige Fragen zur Time-to-Fill (FAQ)
Was ist die Time-to-Fill?
Die Time-to-Fill ist eine Recruiting-Kennzahl, die die Zeit von der Freigabe einer offenen Stelle bis zu ihrer Besetzung misst. Sie umfasst den gesamten Besetzungsprozess einschließlich interner Vorlaufzeiten und ist damit die umfassende Kennzahl für die Effizienz der Stellenbesetzung.
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire?
Die Time-to-Fill beginnt mit der Freigabe der Stelle und misst den gesamten Besetzungsprozess. Die Time-to-Hire beginnt erst mit dem Bewerbungseingang und misst nur den Auswahlprozess. Die Time-to-Fill ist daher immer länger oder gleich lang und schließt auch interne Vorlaufzeiten ein.
Wie berechnet man die Time-to-Fill?
Die Formel lautet: Datum der Besetzung minus Datum der Stellenfreigabe. Für einen Durchschnitt addiert man die einzelnen Werte eines Zeitraums und teilt sie durch die Anzahl der besetzten Stellen. Wichtig ist, Start- und Endpunkt konsequent gleich zu definieren.
Was ist eine gute Time-to-Fill?
Das hängt stark von Branche und Position ab. Studien nennen Median-Werte um die 55 Tage, spezialisierte Profile und Führungskräfte brauchen oft drei bis vier Monate. Ein fairer Benchmark differenziert immer nach Positionstyp statt einen pauschalen Durchschnitt zu nutzen.
Wie können Personaldienstleister die Time-to-Fill senken?
Der stärkste Hebel liegt in der Suchphase, die sich mit einer vorbereiteten, gepflegten Talent Pipeline drastisch verkürzen lässt. Zusätzlich hilft es, den Kunden dazu zu bewegen, seine internen Vorlauf- und Feedbackzeiten zu verkürzen, weil diese ebenfalls in die Time-to-Fill einfließen.